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【完全ガイド】在庫管理の基礎知識|物流のプロが網羅的に解説

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2022-08-31
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はじめに

「在庫管理とは、どのような業務なのか?」

「どうすれば在庫管理を効率よくできるのか?」

このように考えてはおりませんか?

在庫管理とは、商品を最適な形で顧客に供給するために、在庫の数や状態を管理する業務全体のことを指します。

自社の環境にマッチした管理方法を選ぶことで、在庫管理の効率化が進み、結果的に売上や顧客満足度をアップさせられます。

実は在庫管理を改善させるにはたった3つのポイントを抑えることで改善することが可能です。
在庫管理改善のコツについても紹介をしていきます。

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本記事では、商品の在庫管理を効率化させたい企業および個人事業主の方に向けて、知っておきたい在庫管理に関する基礎知識を完全解説します。

最後まで読めば、あなたの会社に最も適した管理方法を選んで、今よりも在庫管理業務を効率化させることができるでしょう。

おすすめの在庫管理方法を今すぐに知りたい場合は、「6.おすすめの在庫管理のやり方3種」をご覧ください

在庫管理とは何か?抑えておきたい基礎知識

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まずは、在庫管理業務に携わる人なら知っておくべき基礎知識をご紹介します。

  • 在庫管理とは
  • 在庫管理の目的
  • 在庫管理の具体的な業務
  • 在庫管理の方法

順番にひとつずつ見ていきましょう。

2-1.在庫管理とは

在庫管理とは、在庫の数や状態を正確に把握して、「最適な在庫状況」を維持管理する業務のことです。

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「商品をいつでも最適な状態やタイミングで顧客に供給できる仕組み」を維持するための活動、と考えておくと良いでしょう。

2-2.在庫管理の目的

在庫管理を行うそもそもの目的は、「適正在庫を保つこと」です。

無計画に倉庫に入るだけ在庫を保有してしまうと、売れずに余ってしまった商品は劣化して処分しなければならないなど、余計なコストがかかります。

逆に保有する商品の量が少なすぎると、せっかく注文が入っても在庫が足りず、利益を得る機会を逃してしまいます。

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利益を最大化するためには、多すぎず少なすぎない「適正在庫」を保つことが重要なのです。

2-3.在庫管理の具体的な業務

一口に「在庫管理」と言ってもその業務内容は多岐にわたり、具体的には以下の表のようなものがあります。

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適正在庫を保つために、これだけの行程が必要なのです。

2-4.在庫管理の方法

在庫管理のやり方は、以下の5つの方法が一般的です。

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それぞれ異なる特性があるため、どの方法が最も適しているかは会社や店舗の状況によって変わります。

在庫管理の重要性

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企業の資産でもある「在庫」を管理し、適正な状態を保つことは、企業の利益や経営状況を左右する極めて重要な業務です。

次の例のように、在庫管理が上手く機能していないと、さまざまな形で経営に支障が出ます。

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将来こういった事態が発生してしまうのを防ぐためには

「売上が思わしくない」

「ヒューマンエラーが多い」

など、現状の在庫管理業務に問題があると感じているのであれば、改善・効率化させていく必要があります。

在庫管理を改善するメリット

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続いては、在庫管理を改善することで生じる具体的なメリットについて解説していきます。

4-1.余分なコストをカットできる

在庫管理は、人間の手で行なっていた行程を自動化すればするほど作業時間が短縮され、余分なコストを削減できる業務です。

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このように自動化を進める改善をすればするほど、従業員の作業量は減ります。

少ない人数で回せる・労働時間が減ることで人件費のカットに、倉庫の稼働時間が減ることで光熱費のカットに繋がるのです。

4-2.受注から納品までの時間を短縮できる

在庫管理業務を見直すと、これまでの作業行程の無駄に気づくことができ、結果的に受注から納品までにかかるスピードが早まります。

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無駄な行程を自動化などによってカットして生産性を上げることで、納期が以前よりも早まり、顧客から
「スピーディーな対応をしてくれる業者」と評価されやすくなるのです。

4-3.人為的なミスが減る

これまでの在庫管理の手法を見直してミスが発生しにくい環境を整備することで、従業員が快適に働けるようになるというのも、大きなメリットと言えるでしょう。

どんなにスタッフの育成やマニュアルの共有を徹底しても、人の手による作業が多ければ多いほど、ミスは発生しやすくなります。

在庫管理システムを導入するなど、在庫状況の把握を自動で行えば、手書き・手入力の在庫管理で発生しやすい人為的ミスを防ぐことができます。

4-4.過剰在庫を防ぐ

商品の仕入れすぎによって売れ残りが発生する「過剰在庫」を防げるのも、在庫管理を改善するメリットのひとつです。

棚卸を行って在庫の現状を「見える化」し、これまでの販売データに基づいた商品の需要を予測して適正在庫を見極めることで、過剰在庫はある程度防止できます。

売れる商品を必要な分だけ入荷し、販売するという良い循環が生まれ、経営の安定に繋がるのです。

4-5.商品の品質を保てる

入庫の記録や管理を正確に行うことで、長期保管による商品の劣化の劣化を防ぎます。

食品等の期限のある商品はもちろんのこと、それ以外の商品も、倉庫の中で保管していると、紫外線やホコリによって少しずつ品質が落ちていくもの。

バーコードやQRコードで商品の入荷時期をしっかりと管理し、古いものから優先して出荷していけば、品質の高い商品を顧客に届け続けることが可能です。

在庫管理を改善するデメリット

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在庫管理の改善にはさまざまなメリットがある一方で、上のようなデメリットもあります。

良い面と悪い面の両方を知った上で、現在の在庫管理方法を見直しましょう。

5-1.導入までに時間と手間がかかる

在庫管理に限らず、職場に新しいルールやシステムを導入する際、少なからず時間と手間がかかるものです。

例えば、これまで在庫管理をエクセルの表計算で行っていた企業が在庫管理システムを導入しようと思うと、次のようなステップを踏む必要があります。

  • 情報収集
  • 自社に合った在庫管理システムを選ぶ
  • システム管理業者と契約
  • 必要機器の購入・設置
  • 従業員にルールの共有

在庫管理の改善は業務全体を効率化させるために行うものですが、新たに導入して定着するまでにはやることがたくさんあると頭に置いておいたほうがいいでしょう。

5-2.改善に失敗するリスクがある

新しい在庫管理の方法を導入しても、それが必ずしも上手く機能するとは限りません。

「エクセルを導入したのに、新しい管理表の作成やマニュアル作成まで手が回らず、結局これまでの手順で管理することに…」
「在庫管理システムを導入したのに、従業員がパソコンに疎く操作がままならない」

など、せっかく導入したものを使いこなせず、導入までの時間と手間が無駄になってしまうリスクもあるのです。

在庫管理の手段を新しいものにする際は、「実装した後どう機能させるか」まで考えて導入した方がいいでしょう。

5-3.改善するためのコストがかかる

システムの導入費など、在庫管理を改善する際には手間や時間以外にも費用がかかります。

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長い目で見るとコストカットになる在庫管理の改善も、軌道に乗せるまでにはコストがかかるものと考えておきましょう。

このように、在庫管理の改善はメリットとデメリットの両方があるため、以下のような場合は無理にこれまでのやり方を変える必要はありません。

  • 初期投資に割ける予算がない
  • 繁忙期等でやるべき作業が溜まっており、新しいものを試す時間的なゆとりがない
  • 現状の在庫管理方法で概ね満足している

反対に、上記の条件にひとつでも当てはまらない物があった場合は、これから紹介する「おすすめの在庫管理のやり方」を参考に新たな在庫管理の方法を検討してみましょう。

おすすめの在庫管理のやり方3種

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ここからは、「現在の在庫管理の方法を見直したい」と考えている方に向けて、おすすめの在庫管理のやり方を3種紹介します。

  • 在庫管理アプリを利用する
  • 在庫管理システムを導入する
  • IoT機器を活用する

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それぞれの特徴を詳しく解説していくので、「自社に最も合うのはどれか」をイメージしながらチェックしてみましょう。

6-1.無料の在庫管理アプリを利用する

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スマートフォン向けアプリをダウンロードして、クラウド上で在庫を管理するという方法です。

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スマートフォンやタブレットさえあれば利用できるうえに、商品の登録や管理といった最低限の機能のみであれば基本的には無料なので、「まずはコストをかけずに在庫管理の自動化を試験的に実践してみたい」という企業におすすめです。

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6-2.在庫管理システムを導入する

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パソコンに在庫管理専用のシステムを導入し、在庫の数量や状態といった情報を入力することで、適正在庫を自動で把握・管理してもらうという方法です。

具体的には、次のような業務を自動化することができます。

  • 入庫
  • 出庫
  • 保管
  • 棚卸し
  • 適正在庫の分析

倉庫の管理に特化したシステムや、店舗のPOSレジやECサイトと連携できるシステムなど、アプリと比べて機能が豊富で自由度も高いことが特長です。

現在手書きやエクセルの管理表で在庫管理を行なっており、効率の悪さやミスの多さが課題となっている企業には、ぜひ導入をおすすめしたい方法です。

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6-3.IoT機器を活用したシステムを導入する

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AIカメラや重量計などを使って商品の出入りを把握する「IoT技術」を用いて物流管理をする、という方法です。

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IoT技術を取り入れた在庫管理システムはまだまだ少ないものの、従来の在庫管理システムよりもさらに人の手による作業がカットできることから、あらゆる業界で注目を集めています。

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すでに在庫管理システムを導入していて、まだ従業員の作業量が多いと感じている企業や、より自動化や効率化を進めたいと考えている企業におすすめの手法です。

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在庫管理を改善させる3つのコツ

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ここからは、どの在庫管理の方法を選んだ場合も抑えておきたい、在庫管理を改善させる3つのコツを紹介します。

  • まずは現状の在庫を把握する
  • ロケーション管理をする
  • 在庫管理のマニュアルを作成しルールを徹底する

それぞれひとつずつ、詳しくお話しします。

7-1.まずは現状の在庫を把握する

在庫を正確に管理するためには、まず現状倉庫にある商品を正しく把握する棚卸作業が必要です。

以下のような簡単な「棚卸表」を作成し、倉庫内に「何が」「どこに」「いくつ」あるのかを見える化させましょう。

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せっかく新しい仕組みを導入して在庫管理を徹底しても、スタート時の在庫数が間違ったまま引き継がれてしまうと元も子もないため、棚卸作業は必ず一番はじめに行うことをおすすめします。

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7-2.ロケーション管理をする

「ロケーション」とは、倉庫内の商品の保管場所を示す住所のようなもので、これを管理することでミスの防止や作業時間の短縮が可能になります。

棚や収納場所に番号を振り、どの商品がどの場所にあるかを表で管理しましょう。

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置き場所を明確にすることで、ピッキング時に目当ての商品をすぐに見つけることができるうえに、取り間違いなどのミスも減ります。

7-3在庫管理のマニュアルを作成しルールを徹底する

在庫管理の方法を新しいものに変更する際、必ずやらなければならないのが、わかりやすいマニュアルの作成とルールの徹底です。

これまでの業務が体に染み付いている従業員にとって、新しい仕組みに順応するというのは簡単なことではなく、オペレーションの変更直後はどうしてもミスが発生しやすいものです。

ミスのリカバリーなどで余計な作業を増やさないためにも、以下のポイントを参考に、現場の状況に合わせたマニュアルを作成しましょう。

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「外部倉庫で在庫管理にかかるコストを抑える」という方法もある

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これまで紹介してきた方法以外にも、在庫管理を改善する新たな選択肢として、「外部倉庫を借りて過剰在庫を保管する」というものがあります。

ここからは、外部倉庫の活用が在庫管理の改善に繋がる3つのケースを紹介します。

  • 突発的な在庫過多にも対応できる
  • 一度に大量の在庫を輸送することで運送コストを抑えられる
  • デマレージ費用を抑えることができる

あなたの会社に当てはまるものがないか、見ていきましょう。

8-1.突発的な在庫過多にも対応できる

外部倉庫を借りることが在庫管理の改善に繋がる理由のひとつに、「突発的に発生してしまう過剰在庫を一時的に保管しておけるから」というものがあります。

在庫管理を上手く機能させて適正な在庫数を保ち、過剰在庫や在庫の不足を防ぐというのは、多くの企業の課題です。

しかし、業界によっては突発的に特定の商品の需要が集中するなど、防ぎようのない過剰在庫が発生してしまうケースもあります。

そんな時、過剰在庫の問題を解消しようとして、以下のような失敗に陥る可能性が高いです。

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上記のような失敗を回避しつつ、突発的な過剰在庫の問題に対応できるのが、自社倉庫に入りきらない在庫を一時的に保管しておける外部倉庫なのです。

8-1−1.突発的な過剰在庫が発生しやすい業界

突発的に過剰在庫が発生しやすい業界は、以下の通りです。

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需要の移り変わりが激しい業界や、安定した供給が求められる業界では、外部倉庫の活用をはじめとした「過剰在庫が発生した際、臨機応変に対応できる手段」を持っておかなければなりません。

8-2.一度に大量の在庫を輸送することで運送コストを抑えられる

コスト面で在庫管理を改善したいと考えている場合も、「自社倉庫には収まりきらなかった大量の荷物を外部倉庫へ一度に運んで運送コストを抑える」という方法が有効です。

在庫管理業務を担当されている方の中には、

「自社倉庫のみでは抱えられる在庫の量が限られており、小分けに何度も発注するしかない」

といった悩みを抱える場合も多いのではないでしょうか。

キャパシティを気にせずいつでも使える倉庫があれば、必要なときに大量の在庫を一度に運んでこられるので、運送費を抑えることができます。

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在庫管理にかかるコストを下げるためには、「いかにして多くの在庫を少ない回数で運ぶか」が鍵であり、その問題を解消するのが外部倉庫なのです。

8-3.デマレージ費用を抑えることができる

海上コンテナで商品を運ぶ業者の場合、**「陸揚げした商品を引き取って倉庫へ搬入するのに時間がかかってデマレージ費用(超過費用)がかさんでしまう」**という悩みが発生するものですが、この問題も外部倉庫で解消することができます。

港のコンテナヤード付近に倉庫を借りて、荷物を一時的にそこへ保管し、入庫の準備が整ったら自社倉庫へ運ぶという方法です。

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コンテナを滞留させる期間が長くなればなるほど累進的に料金が高くなるデマレージに比べて、外部倉庫のレンタルは保管費用をリーズナブルに抑えることができます。

外部倉庫探しなら「WareX」がおすすめ

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在庫管理の改善に向けて外部倉庫を借りようと思っても

在庫を保管するのに適した外部倉庫を探すのが手間

倉庫の管理者とのやりとりが面倒

といった点がネックになり、なかなか倉庫探しに踏み出せない企業も多いのではないでしょうか。

そんな悩みを解消するのが、全国の倉庫を一括検索できる倉庫利用サービス、「WareX」です。

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ここからは、在庫管理の改善におすすめのサービス「WareX」について、以下の順に説明します。

  • 「WareX」とは何か?
  • 「WareX」をおすすめする3つの理由

「WareX」があなたの会社の在庫管理に必要なサービスかどうか、吟味しながら読み進めていきましょう。

9-1.「WareX」とは何か?

「WareX」とは、誰でも簡単に倉庫を探して使える世界を目指して開発された、全国の倉庫をスポット利用できるサービスです。

登録されているのは、
物流のプロの目によって審査され、国土交通省に届出された倉庫のみ。

条件に合う倉庫をスピーディーに検索し、最小限のやり取りで契約を結ぶことができます。

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9-2.「WareX」をおすすめする3つの理由

WareXが突発的な過剰在庫の保管に向いている理由は、次の3つの強みにあります。

  • 便利な検索機能で理想の倉庫がすぐに見つかる
  • 倉庫ごとの個別の契約や交渉が不要
  • 一時的な利用に適した従量課金制

順番に詳しく見ていきましょう。

9-2-1.便利な検索機能で理想の倉庫がすぐに見つかる

外部倉庫の利用がネックになる理由として「倉庫探しに手間がかかる」というものが大きいのではないでしょうか。

WareXなら、登録されている全国の倉庫を一括検索し、その場で料金のシミュレーションができます。

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「エリアが理想通りの倉庫が見つかったが、実際に月額を算出してみたら予算オーバー」といった事態は、外部倉庫を探すうえで発生しやすいものです。

一括検索とシミュレーターが同時に使えるWareXなら、気になる倉庫の料金をひとつひとつチェックして比較検討するよりもスピーディーに効率よく、条件に合った倉庫を見つけることができます。

9-2-2.倉庫ごとの個別の契約や交渉が不要

借りる倉庫が複数になる時や毎回同じ倉庫を使わない時、倉庫ごとに細かい契約がいらないというのも、WareXの大きな強みです。

一度WareXと契約すれば、後はWareX側がサイト内にある全国の倉庫と契約・交渉を行います。

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倉庫との契約や交渉といったやり取りは、倉庫探しと同様に手間のかかる作業です。

全国の倉庫と一括で契約ができるWareXは、外部倉庫のレンタルにかかる手間を徹底的にカットしたサービスなのです。

9-2-3.一時的な利用に適した従量課金制

WareXでは、荷物を預けた期間にしか料金が発生しない従量課金制」を採用しています。

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月額制の倉庫の場合、荷物を預けていない期間もレンタル料がかかってしまうため、「数日間だけ預けたい」といったスポット利用には向いていません。

余分な倉庫費用を払わなくていいWareXの倉庫なら、コストを最小限に抑えながら荷物の一時的な保管が可能になります。

在庫の保管場所・保管費用にお困りの場合は、「安心・迅速・手間いらず」で外部倉庫を探せる「WareX」を活用してはいかがでしょうか。

>>「WareX」のサービス詳細を見る

まとめ

最後に、お話した内容の重要ポイントをおさらいしておきましょう。

在庫管理の基礎知識
在庫管理とは:在庫の数や状態を正確に把握して、「最適な在庫状況」を維持管理する業務のこと

在庫管理の目的:利益を最大化するための「適正在庫」を保つこと

在庫管理の具体的な業務:在庫状況の把握・適正在庫数の判断・入出庫管理・保管・処分など

在庫管理の方法:手書き・エクセル・スマホアプリ・在庫管理システム・IoT機器

→それぞれ異なる特性があるため、どの方法が最も適しているかは会社や店舗の状況によって変わる

在庫管理の重要性
在庫管理が上手く機能していないと

  • 過剰在庫を抱える
  • 出庫しそびれた在庫の処分
  • 管理表の紛失

といったミスが発生しやすく、経営に影響を及ぼす可能性も
→現状の在庫管理業務に問題があると感じているのであれば、改善・効率化させていく必要がある

在庫管理を改善するメリット

  1. 余分なコストをカットできる
  2. 受注から納品までの時間を短縮できる
  3. 人為的なミスが減る
  4. 過剰在庫を防ぐ
  5. 商品の品質を保てる

在庫管理を改善するデメリット

  1. 導入までに時間と手間がかかる
  2. 改善に失敗するリスクがある
  3. 改善するためのコストがかかる

→現状の在庫管理に概ね満足している場合は無理に改善する必要はないが、少しでも問題があると感じているのなら、新たな在庫管理の方法を検討してみるべき

おすすめの在庫管理のやり方3種

  1. 在庫管理アプリを利用する:無料で手軽に在庫管理の自動化を体験できる
  2. 在庫管理システムを導入する:機能の自由度が高く選択肢が豊富
  3. IoT機器を活用する:従来の在庫管理システムに満足していない人におすすめ

在庫管理を改善させる3つのコツ

  1. まずは現状の在庫を把握する
  2. ロケーション管理をする
  3. 在庫管理のマニュアルを作成しルールを徹底する

→根本から改善するコツなので、どんなやり方で在庫管理をする場合も重要

突発的な過剰在庫には「外部倉庫」という新たな選択肢も
在庫管理を徹底して適正な量を把握していても、業界によっては突発的な過剰在庫を抱えやすい(アパレル・出版など)

→自社倉庫に入りきらない在庫を一時的に保管しておける外部倉庫を借りることで、最低限のコストで過剰在庫問題を解消できる

一時利用の外部倉庫探しなら「WareX」がおすすめ
突発的な過剰在庫を保管するのに適した兼ね備えている倉庫利用サービス「WareX」

  • 理想の倉庫がすぐに見つかる検索機能
  • 倉庫ごとの個別の契約や交渉が不要
  • 一時的な利用に適した従量課金制

[>>「WareX」サービス内容紹介ページ]

本記事の内容を参考に、あなたの会社が抱える在庫管理の問題点の明確化と改善が実現することを願っています。


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