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【これでわかる】先入れ先出しとは|在庫管理のメリット・デメリット

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2022-09-07
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はじめに

【これでわかる】先入れ先出しとは|在庫管理のメリット・デメリット

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「先入れ先出しってどういうこと?」
「在庫管理では必ずやらなくてはいけない方法なの?」

先入れ先出しについて、このような疑問をおもちではありませんか?

**先入れ先出しとは、入庫日時の古い商品から順番に出庫する手法のことをいいます。**長期保管による商品の劣化を防ぐために行われる、在庫管理の基本的な方法です。

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先入れ先出しには、以下のようなメリットとデメリットがあります。

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また、必ずしも先入れ先出しが必要ではないケースもあるため、自社の状況に合わせて実施すべきかどうかを判断することが大切になります。

そこでこの記事では、以下について詳しく解説します。

▼先入れ先出しと何か、どのように行うのか
▼先入れ先出しのメリット・デメリット
▼先入れ先出しで起こりやすい問題と対策
▼必ずしも先入れ先出しが必要ないケースとは

この記事を読むことで、先入れ先出しがどのようなものかスッキリと理解できます。また、自社で先入れ先出しを行うべきかどうかという判断ができるようになるはずです。

うまく在庫管理をして効率的に業務を進めるための第一歩として、ぜひ最後までお読みください。

先入れ先出しとは

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まずは、先入れ先出しとは何かということを確認しましょう。

先入れ先出しとは、入庫日時の古い商品から順番に出庫することで、商品の保管期間をなるべく短くし、劣化を防ぐという在庫管理の手法です。

1-1. 入庫日時の古い商品から順番に出庫する手法

先入れ先出しとは、入庫日時の古い商品から順番に出庫する手法のことをいい、在庫を管理する上での基本的な方法とされています。

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また、英語でFIFO(First-In First-Out)と呼ぶこともあります。

先入れ先出しと反対に、入庫日時の新しい商品から順番に出庫する手法のことは、「先入れ後出し」または「後入れ先出し」といいます。

保管による商品の劣化が問題にならないというケースでは、作業効率を優先して先入れ後出しを行うこともあります。

1-2. 目的は長期保管による商品の劣化を防ぐこと

先入れ先出しの目的は、長期保管によって商品が劣化するのを防ぐことにあります。

先入れ先出しを行わず、後から入庫した商品を先に出庫してしまうと、以下のようなことが起こるからです。

・先に入庫した商品がいつまでも出庫されず、消費期限が切れてしまう
・先に入庫した商品に上積みが続くことによって、破損してしまう

例えば、消費期限間近の商品を顧客に渡してしまっては会社の信用が傷つきますし、使用できず破棄することになれば損失です。

つまり、在庫の商品価値を落とさないための方法として、先入れ先出しが有効だということです。

1-3. 先入れ先出しの具体例はコンビニのドリンクコーナー

先入れ先出しを具体的にイメージするためには、コンビニのドリンクコーナーがわかりやすい例になります。

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皆さんもよく目にするコンビニのドリンクコーナーでは、バックヤードにいる従業員が棚の後ろから新しい商品を補充しています。

後ろから新しい商品を補充することで古い商品が店側に押し出され、店内の客が手前の商品から購入することによって、自然と先入れ先出しが成立するようになっているのです。

先入れ先出しのメリット

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次に、先入れ先出しのメリットをみてみましょう。先入れ先出しを行うと、在庫管理や出荷作業がスムーズになります。

具体的には、以下のようなメリットが得られます。

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それぞれの内容について、解説していきます。

2-1. 商品の劣化を防ぐことができる

先入れ先出しの一番のメリットは、商品の劣化を防ぐことができるということです。

なぜなら、古い商品からもれなく出庫することは、「長期間残ったままの在庫」を生まないことにつながるからです。

保管期間が短ければ、消費期限間近の商品や汚れ・破損のある商品を発送してしまう可能性が低くなり、良質な商品を顧客に届けることができます。

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2-2. 在庫の状況を把握しやすくなる

先入れ先出しを行うと、在庫の状況を把握しやすくなります。

先入れ先出しを行う際には、どの商品が古いのかを判別するために、入庫日や消費期限・在庫数といったデータを管理することになります。

その結果として、どのような商品がいくつあるのかということが可視化されるのです。

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2-3. 保管場所の整理整頓が促進される

先入れ先出しに伴って、保管場所の整理整頓が促進されるというメリットもあります。

先入れ先出しでは、正確で効率的な出庫のために、以下のような方法で古い商品がどれなのかがすぐわかるようにしておく必要があります。

・古い商品を手前に・新しい商品を奥に配置する
・古い商品を他の商品とは分けて保管する

このように入庫作業に一定のルールを設ける必要があるため、自然と保管場所の整理整頓をせざるを得ないという状況がつくられるのです。

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先入れ先出しのデメリット

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一方で、先入れ先出しには作業が大変になるというデメリットもあるため、把握しておきましょう。

具体的には、以下のようなデメリットが発生します。

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それぞれの内容について、解説していきます。

3-1. データ管理作業が煩雑になる

先入れ先出しのデメリットには、データ管理作業が煩雑になるということがあります。

なぜなら、古い商品から正確に出庫するためには、商品データをしっかりと管理する必要があるからです。

以下のようなデータについて一元的に管理するために、商品へのラベリングや在庫管理表の記入といった作業が増えるのです。

・入庫日時
・製造日
・消費期限
・出荷期限
・ロット番号

これらのデータを正確に管理できなければ、出庫ミスや在庫数のずれなどが起こる可能性があります。

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3-2. 保管現場での作業工数が増える

データ管理が煩雑になるということに加えて、保管現場での作業工数が増えるというデメリットもあります。

先入れ先出しでは以下のような作業が必要になるため、適当に保管しておけばよいという考えでは難しいからです。

・棚によっては入庫時に古い商品を一旦取り出し、新しい商品を奥に格納する
・常に古い商品が手前になるように配置する、または定位置に移動する
・古い商品を見分けてピッキングする

例えばこれが先入れ先出しではない場合、入庫時にはそのとき空いているスペースに商品を格納し、出庫時には取り出しやすい商品をピッキングすればよいため、あまり手間はかかりません。

一方の先入れ先出しでは、ルールに基づいた作業が求められるという大変さがあります。

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先入れ先出しの具体的な流れ

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次に、先入れ先出しの具体的な流れを確認しましょう。

先入れ先出しとは実際にどのようにやるのかということがイメージしやすくなるはずです。

先入れ先出しは、以下のような流れで行います。

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4-1. 入庫時に商品データがわかるようにラベリングする

まずは、商品を入庫するときに、商品データがわかるようにラベリングを行います。

これは、どの商品が古いのかを見分けるための作業なので、以下のようなデータを商品に記載・貼付します。

・入庫日時
・製造日
・消費期限
・出荷期限
・ロット番号

これらのデータを正確に管理できなければ、出庫ミスや在庫数のずれなどが起こる可能性があります。

自社で必要になる情報をコード化して、ラベルを作成するとよいでしょう。

4-2. 在庫管理表にデータを記入する

次に、入庫した商品について、在庫管理表に必要なデータを記入します。

必要なデータとは、商品にラベリングした入庫日時などのことであり、それに加えて在庫数も把握しておきましょう。

この在庫管理表に基づいて、古い商品の出庫を指示し、それが守られているか確認することになります。

在庫管理表は社内で書式を統一し、関係者がいつでも内容を把握できるようにしておくことが大切です。

4-3. 古い商品が手前になるように格納する

データ処理が終わったら商品を保管場所に格納しますが、このときには古い商品が手前になるようにします

古い商品を手前にしておくことで、どの商品から出庫すべきかがわかりやすくなり、ミスを防いで効率的にピッキングすることができます。

古い商品を手前にする以外に、指定の場所に置くという方法もありますが、いずれにしても「古い商品はこれ」と誰もがわかるように格納しておく必要があります。

4-4. 出庫時には手前にある商品からピッキングする

出庫時には、手前にある古い商品からピッキングします。

格納時の「古い商品は手前」というルールが守られている限りは、古い商品から順番に出庫することができます。

もちろん、出荷にあたって商品データを再確認することは欠かせません。間違いなく古い商品から出庫できていれば、先入れ先出しの一連の流れが完了したということになります。

先入れ先出しで起こりやすい問題

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先入れ先出しとはどのようなものかがわかったところで、作業する中で起こりやすい問題を把握しておきましょう。

先入れ先出しで起こりやすい問題には、以下のようなものがあります。

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5-1. どの商品が古いのか判別できない

先入れ先出しでよく起こる問題は、どの商品が古いのか判別できないということです。

商品のラベリングやデータ管理が不十分だと鮮度がわからず、どれから出庫すべきなのか判断できなくなってしまうのです。

消費期限が記載されているものや見た目に劣化が明かなものであれば判別できますが、衣類や部品などであればわからずじまいになりかねません。

そのため、商品の状態が一目でわかるように工夫する必要があります。具体的な工夫については、「6-1.商品の状態が一目でわかるようにする」で解説します。

5-2. 仕分けや出庫のルールが徹底されない

仕分けや出庫など、保管現場で行う作業のルールが徹底されない場合もあります。

先入れ先出しを行うにあたっては、古い商品から順番に出庫するために、格納やピッキングの方法をルール化し、遵守する必要があります。

しかし、ルールを熟知していない人が作業を担当したり、多忙のあまり作業が煩雑になるなど、ルールに則った作業が徹底されないことも少なくないのです。

そのため、先入れ先出しのルールや重要性について、関係者全員に浸透させる工夫が必要になります。

5-3. 管理業務に抜け漏れが生じる

商品の管理業務に抜け漏れが生じるということも、先入れ先出しで起こりやすい問題です。

なぜなら、多くのデータを管理しながら適切に保管する必要があり、しかもその作業を入出庫に合わせてタイムリーに行わなくてはならないからです。

その負担が大きいために徹底できず、以下のようなことが起こる可能性があります。

・商品が多く、一部のデータ入力が漏れた
・入庫時の処理を保留しているうちに、いつのものかわからなくなった
・保管場所に仮置きしていたら、古い商品と新しい商品が混ざってしまった

そのため、管理方法の見直しや在庫管理システムの活用を検討することが大切になります。

先入れ先出しを成功させるためのポイント

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先入れ先出しで起こりやすい問題をご紹介しましたが、それらを回避するための方法も存在します。

先入れ先出しを成功させるためには、以下のようなポイントをおさえることが効果的です。

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それぞれの内容について、解説していきます。

6-1. 商品の状態が一目でわかるようにする

まず大切なのは、商品の状態が一目でわかるようにするということです。

なぜなら、古い商品がどれなのかわからなければ、そもそも先入れ先出しを行うことができないからです。

以下のような方法で、誰もが簡単に商品の鮮度を見分けられるようにすることが大切です。

・入庫日時や消費期限を明記する
・入庫時期に応じたカラーシールを貼る
・古い商品と新しい商品を分けて保管する

6-2. 格納・ピッキングしやすい配置にする
次に、保管場所の配置を商品の格納やピッキングがしやすいように整えるということも重要です。

格納・ピッキングしやすい配置にすることで、作業の負担を減らし、「面倒だから」が理由で起こる以下のようなエラーを防ぐことができます。

・指定の場所ではなくたまたま空いている場所に格納する
・指定の商品ではなく手近にあるものをピッキングする

また、効率的に格納・ピッキングするためにも有効なので、以下のような工夫をすることをおすすめします。

・入庫日時毎にパレットや台車に分けて保管し、必要に応じてそのまま配置を変更する
・棚の裏から新しい商品を入庫し、棚の正面から出庫する(コンビニドリンク方式)
・すぐに出庫する古い商品を置くピッキングエリアを設ける

6-3. ルールを守るための具体策を目につく場所に掲示する

先入れ先出しにおけるルールを守るための具体策を、すぐに関係者の目につく場所に掲示するのも効果的です。

なぜなら、例えば「古い商品を手前にして保管する」というルールだけを提示しても、具体策がわからなければなかなか徹底されないからです。

そのため、以下のように「実際にどう行動するか」を明確に示すようにしましょう。

・入庫から格納までの手順をイラストで掲示する
・棚やエリア毎に「ここには何をどのように保管するか」表示しておく
・作業後に漏れや間違いがないか確認できるチェックリストを設ける

6-4. 適正在庫を維持する

適正在庫を維持するということも、先入れ先出しの成功にかかわってきます。

余分な在庫があると、全ての在庫データを把握しきれなくなったり、保管場所のスペースが足りなくなりがちです。

そうなると、先入れ先出しに必要な「商品の正確なデータ管理と適切な保管」が難しくなる可能性があるのです。

先入れ先出しの実施に先立って、自社の在庫状況を見直してみることをおすすめします。

6-5. 保管場所の3S(整理・整頓・清掃)を徹底する

保管場所の3S(整理・整頓・清掃)を徹底するということも大切です。

乱雑に保管されていると、古い商品がどれなのかを見分けたり、出庫すべき商品を探し出すのに時間がかかり、効率的に作業できないからです。

誰が見ても「何が・どこに・いくつあるのか」がはっきりとわかる環境にしておくのが理想です。

6-6. 在庫管理システムを活用する

在庫管理システムを活用すると、先入れ先出しの実施がスムーズになります。

まだ在庫管理システムを導入していないという場合には、以下のような機能によって商品データの管理にかかる負担が大きく軽減されます。

・在庫の商品名や数量を一覧できる
・入出庫の状況を表示できる
・複数の店舗や倉庫間の在庫の移動を記録する
・ピッキングリストを作成する
・棚卸データを管理・分析する

また、既に在庫管理システムを導入しているという場合にも、入庫日時ベースでピッキングリストを作成し、コードの読み取りによって出庫時の検品を行えば、確実かつ簡便に先入れ先出しを行うことができます。

人力での作業が多く負担が大きいという場合には、在庫管理システムの活用をおすすめします。

必ずしも先入れ先出しが必要ないケースとは

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先入れ先出しは在庫管理の基本的な方法ですが、必ずしも実施する必要がないケースもあります。

先入れ先出しの目的は「長期保管による商品の劣化を防ぐこと」なので、以下のようなケースでは実施しなくてもさほど問題はないのです。

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自社の商品の特性と先入れ先出しに伴う作業負担を天秤にかけ、実施する必要性がどの程度あるのかということをよく検討することが大切です。

7-1. 商品に消費・使用期限がない

商品に消費・使用期限がないという場合には、必ずしも先入れ先出しが必要ではありません。

例えば食品や医薬品など、期限が明確であり、それを守らなかった場合の被害が大きいという商品では、先入れ先出しによって期限切れを起こさないようにすることが不可欠になります。

一方で、雑貨や衣類など、少々保管期間が長くても問題なく使用できるという商品では、劣化の状況を確認しながら出庫できればその順序は問わないというやり方でも構わないでしょう。

7-2. 在庫の回転率が高い

在庫の回転率が高いという場合にも、先入れ先出しが不要なことが多いです。

なぜなら、入庫した商品がすぐに出庫され、保管期間の長期化という状況が発生しにくいからです。

例えば、在庫回転率が2ヶ月で、使用期限が2年間の商品を扱っているというのであれば、入庫日時を気にせずに出庫しても鮮度の高い商品を提供できるでしょう。

このようなケースでは、あえて業務負担を増やして先入れ先出しを実施する必要はないため、自社の在庫回転率と商品の劣化スピードについて考えてみることをおすすめします。

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まとめ

先入れ先出しとは、入庫日時の古い商品から順番に出庫することで、商品の保管期間をなるべく短くし、劣化を防ぐという在庫管理の手法です

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先入れ先出しには、以下のようなメリットとデメリットがあります。

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実際の先入れ先出しは、以下のような流れで行います。

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先入れ先出しの作業を行う上では、以下のような問題が起こりやすいため、注意が必要です。

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このような問題を回避して先入れ先出しを成功させるためには、以下のようなポイントをおさえることが効果的です。

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先入れ先出しは在庫管理の基本的な方法ですが、以下のようなケースでは必ずしも実施する必要はありません。

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自社の商品の特性と先入れ先出しに伴う作業負担を天秤にかけ、実施する必要性がどの程度あるのかということをよく検討することが大切です。


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